Dal 1° gennaio 2025 è stato introdotto l’obbligo di pagamento mediante mezzi tracciabili per la non concorrenza al reddito delle spese relative alle trasferte dei dipendenti.

La Legge di Bilancio 2025 (n. 207/2024), all’articolo 1, commi 81-83, introduce nuove regole per le spese di trasferta e i rimborsi relativi a vitto, alloggio, viaggio e trasporto, inclusi taxi e NCC. Queste spese devono essere pagate con metodi tracciabili per poter essere deducibili ai fini IRES/IRPEF e IRAP e per evitare l’imponibilità ai fini dei redditi di lavoro per i dipendenti.

Sono esenti da queste restrizioni solo i trasporti effettuati con autoservizi pubblici di linea (autobus, treni).

Queste norme si inseriscono strutturalmente nell’articolo 51, comma 5, del TUIR sui rimborsi analitici delle trasferte di lavoro, nell’articolo 54 del TUIR sul reddito di lavoro autonomo, e nell’articolo 95 del TUIR sulla deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro. Inoltre, la legge di bilancio 2025 modifica l’articolo 108, comma 2, specificando che le spese di rappresentanza sono deducibili solo se effettuate con metodi tracciabili.

È quindi essenziale che queste spese siano effettuate tramite versamenti bancari o postali o con altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D. Lgs 241/1997 (carte di debito, credito, prepagate, assegni bancari e circolari). In pratica, i dipendenti in trasferta dovranno utilizzare carte di credito personali o aziendali per le spese correnti come taxi e ristoranti.

La norma richiede solo che il pagamento sia tracciato, il che non presuppone che questo debba avvenire con uno strumento di pagamento intestato al “datore di lavoro”. Quindi la spesa potrebbe essere pagata con carta di credito/bancomat del dipendente che dovrà documentare il versamento con esibizione della ricevuta dell’operazione.

L’amministrazione finanziaria dovrà chiarire se le carte di credito emesse da soggetti stranieri soddisfano il requisito della tracciabilità.

Consigliamo pertanto di escludere il pagamento in contanti e di dotare il dipendente di una carta di credito/prepagata intestata all’azienda.

Restiamo a disposizione per ogni chiarimento

Cordiali saluti

Studio Bolzonella